Google Mail: Senden großer Dateien mit Google Drive

Mailserver lehnen möglicherweise E-Mails ab, die einen bestimmten Größenschwellenwert überschreiten, da in der E-Mail enthaltene E-Mail-Anhänge vorhanden sind. Der Schwellenwert liegt normalerweise in der 20-Megabyte-Region, wird jedoch vom E-Mail-Anbieter festgelegt, was bedeutet, dass er in Ihrem Fall mehr oder weniger sein kann. Das Problem hierbei ist, dass es sich um eine benutzerdefinierte Variable handelt. Dies bedeutet, dass Sie möglicherweise auf Probleme mit zurückgegebenen E-Mails stoßen, da der empfangende E-Mail-Anbieter einen niedrigeren Größenschwellenwert als Ihren aufweist.

Microsoft hat vor einiger Zeit Optionen für seine E-Mail-Produkte eingeführt, um stattdessen SkyDrive-Speicher zu verwenden. Anstatt Dateien an die E-Mails anzuhängen, hängen Sie mit der E-Mail nur Links an, die auf diese Dateien in SkyDrive verweisen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Der Empfänger kann die E-Mail schneller abrufen und entscheiden, ob die Anhänge heruntergeladen werden sollen oder nicht
  • Sie haben Zeit, die Dateien in SkyDrive zu aktualisieren, bevor der Empfänger sie herunterlädt
  • Sie können größere Dateien auf einmal hochladen, ohne mehrere E-Mails zum Teilen der Dateien verwenden zu müssen, um zu vermeiden, dass das Limit überschritten wird.

Google hat vor einigen Tagen angekündigt, dass auch Google Drive verwendet werden kann, wenn Sie E-Mails mit Anhängen in Google Mail senden. Die Funktion wurde gerade in meinem Konto aktiviert und ich möchte Sie durch den Vorgang führen. Beachten Sie, dass ich das neue und nicht das alte Erstellungsfenster verwende.

Klicken Sie zum Starten auf die Schaltfläche zum Erstellen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Das neue Erstellungsfenster sollte sich öffnen. In der unteren Leiste, die mit der Schaltfläche "Senden" beginnt, wird das Anhangssymbol aufgeführt. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.

Wählen Sie mit einem Linksklick die Option "Datei über Laufwerk einfügen". Ein Überlagerungsfenster wird angezeigt, das Sie für den Vorgang verwenden können. In der linken Seitenleiste werden verschiedene Speicherorte angezeigt, an denen Sie Dateien auswählen können, einschließlich Dateien vom lokalen Computersystem, Dateien, die sich bereits in Google Drive befinden, freigegebene Dateien, markierte Dateien oder kürzlich ausgewählte Dateien.

Wenn Sie Dateien von Ihrem lokalen Computer auswählen möchten, können Sie sie entweder per Drag & Drop in das Fenster oder in den Dateibrowser verschieben. Sobald Sie mit der Auswahl fertig sind, können Sie auf die Schaltfläche Hochladen klicken, um die Dateien auf Google Drive hochzuladen.

Beachten Sie, dass Sie jeweils nur eine Option auswählen können, sodass Sie die Benutzeroberfläche möglicherweise zweimal öffnen müssen, wenn Sie Dateien vom lokalen PC hochladen und einige Dateien auswählen möchten, die sich bereits in Google Drive befinden.

Sie können dann wie gewohnt mit dem Ausfüllen der E-Mail beginnen. Wenn Sie auf "Senden" klicken, werden die Dateien auf ihre Zugriffsrechte überprüft. Wenn der Empfänger nicht über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt, wird möglicherweise der folgende Bildschirm angezeigt.

Standardmäßig können die Empfänger die Dateien anzeigen. Sie können das Recht so ändern, dass die Empfänger es stattdessen kommentieren oder bearbeiten können. Ein Klick auf weitere Optionen zeigt zusätzliche Informationen an, die wichtig sind:

  • Jeder mit einem Link bedeutet, dass auch Nichtempfänger die Dateien öffnen können, wenn sie über den Link verfügen. Der Vorteil hierbei ist, dass für den Zugriff auf die Dateien kein Google-Konto erforderlich ist
  • Empfänger dieser E-Mail - Empfänger müssen über ein Google-Konto verfügen. Dies schützt die Dateien vor dem Zugriff durch nicht autorisierte Benutzer.

Die Links in der E-Mail des Empfängers führen direkt zu Google Text & Tabellen, auf die Sie entweder direkt zugreifen können, wenn Sie die Option "Jeder mit einem Link" ausgewählt haben, oder nachdem Sie sich bei einem Google-Konto angemeldet haben.