Das Kommentarsystem von Microsoft Word ist eine nützliche Ergänzung des Programms. Sie können damit den Überblick behalten, Verweise oder zusätzliche Informationen hinzufügen oder das Dokument vorbereiten, bevor es an einen anderen Redakteur oder ein anderes Teammitglied weitergeleitet wird.
Während Kommentare während des Bearbeitungsvorgangs hilfreich sind, sollten sie bei der Verteilung des Word-Dokuments nicht berücksichtigt werden. Kunden oder Buchverlage zum Beispiel benötigen diese Kommentare normalerweise nicht, und wenn Sie sie im Dokument belassen, sehen Sie möglicherweise unprofessionell aus. Zumindest müssen Sie möglicherweise die Kommentare entfernen und das Word-Dokument anschließend erneut einreichen oder veröffentlichen.
Wenn Sie zum ersten Mal Kommentare in Word verwenden, sind Sie möglicherweise ratlos, wenn Sie ein Dokument ohne diese speichern.
In diesem Handbuch werden Sie durch die Schritte zum Entfernen von Kommentaren und anderen Metadaten aus Dokumenten geführt, bevor Sie sie verteilen.
Word wird mit einem Tool namens Document Inspector ausgeliefert, mit dem Sie unerwünschte Daten aus Word-Dokumenten entfernen können. Das Tool kann den folgenden Inhalt bereinigen:
- Kommentare, Revisionen und Versionen.
- Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen.
- Aufgabenbereich-Add-Ins.
- Eingebettete Dokumente.
- Makros, Formulare und ActiveX-Steuerelemente.
- Freihandanmerkungen.
- Reduzierte Überschriften.
- Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen.
- Unsichtbarer Inhalt.
- Versteckter Text.
Wählen Sie Datei> Dokument prüfen, um zu beginnen. Sie müssen auf den Link "Auf Probleme prüfen" neben "Dokument prüfen" klicken und die Option "Dokument prüfen" aus dem Kontextmenü auswählen.
Dadurch wird das Dokumentinspektorfenster geöffnet. Der Inhalt, auf den das Tool das aktive Dokument überprüfen kann, ist auf dieser Seite aufgeführt.
Sie können alle oder nur einige der verschiedenen Inhaltstypen auswählen. Beachten Sie, dass Sie zu einem Überprüfungsbildschirm gelangen, bevor etwas aus dem Dokument entfernt wird.
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Überprüfen, sobald Sie die Auswahl auf dieser Seite getroffen haben.
Die Inspektion sollte nicht zu lange dauern. Die Zeit hängt von der Größe des Dokuments, der Auswahl und dem Inhalt des Dokuments ab.
Der Dokumenteninspektor zeigt seine Ergebnisse nach dem Scan an. Es hebt den gefundenen Inhalt hervor und listet zusätzliche Informationen dazu auf.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Alle entfernen" neben dem Inhalt, den Sie aus dem Dokument entfernen möchten. Sie können das Dokument anschließend erneut überprüfen oder auf die Schaltfläche "Schließen" klicken, um den Vorgang abzuschließen.
Sobald Sie fertig sind, können Sie das verarbeitete Dokument auf dem lokalen System speichern, drucken oder freigeben.
